Alt bliver efterhånden digitaliseret – og Geodatastyrelsen er med på moden, ved digitalisering af sin data.
Hvad går business casen ud på?
Hvordan foregik digitalisering i Geodatastyrelsen så egentlig? Der skal vi lige et par år tilbage.
For 35 år siden var der i Geodatastyrelsen (GST), som i en årrække også hed Kort-og matrikelstyrelsen, et dedikeret matrikeldirektorat med en medarbejderstab på omkring 300. Disse medarbejdere havde ansvaret for at registrere matrikulære ændringer fx sammenlægning af jordstykker på matriklen – og det var en relativt omfattende proces at ajourføre disse oplysninger. Denne omfattende og manuelle proces var ikke holdbar i længden. Derfor blev det besluttet at digitalisere alle oplysninger/data, som GST var i besiddelse af og havde ansvaret for.
Processen dengang
Meget kort forklaret så processen nogenlunde således ud:
En praktiserende landinspektør meddeler en ændring på en matrikel til matrikeldirektoratet. En sagsbehandler kontrollerede herefter, om sagen indeholdt de korrekte oplysninger. Når sagen blev godkendt, blev en såkaldt approbationsbeskrivelse sendt til bl.a. tinglysningsdommeren, så også tingbogen kunne ajourføres. Til sidst blev sagen lagt i matrikelarkivet, og skulle der i fremtiden være en ny ændring, blev hele processen gentaget igen.
I det hele taget arbejdede man i en analog verden. Matrikelregistret bestod af store protokoller, der tilsammen omfattede hele landet, og hver sag kunne bestå af papirbunker, der var flere cm tykke.
Processen i dag
I dag er hele processen digitaliseret således at langt færre sager skal sendes frem og tilbage mellem medarbejderne i GST, landinspektørerne samt stat og kommuner.
Rollen som matrikelmyndighed varetages i dag af Geodatastyrelsen og udføres af ca. 35 medarbejdere. Opgaverne er stadigvæk bl.a. behandling af de matrikulære sager, der indsendes af landinspektørerne, forbedring af matrikelkortet, drift af matrikelarkivet samt vedligeholdelse af den lovgivning, der knytter sig til ejendomsdannelsen.
Nye opgaver er kommet til, bl.a. registrering af ejerlejligheder. Digitalisering af matrikelregister, matrikelkort og sager samt indførelse af digital forvaltning i ejendomsdannelsen har medført, at alle opgaver nu er IT-understøttede. Vedligehold og udvikling af de matrikulære IT-systemer sker i et samarbejde mellem styrelsens egne medarbejdere og driftsleverandøren (Statens IT) samt systemleverandøren (IBM).
Gevinsterne
Den digitale omlægning har gjort, at man stille og roligt er gået fra ca. 300 medarbejdere til 35.
Dvs. stille og roligt over en årrække har man kunne reducere antallet af medarbejdere, efterhånden, som den understøttende IT-løsning tilbød mere og mere funktionalitet, hvilket gjorde sagsbehandlingen mere og mere effektiv. Fra start til nu taler vi om en reduktion på knap 90%.
Denne digitalisering indebar, at der siden 1980’erne er blevet gennemført aktiviteter såsom implementeringen af miniMaks og MIA. Det første skridt var udvikling af Matrikulært Informations og Ajourføringssystem (MIA), som blev taget i brug i 1999. Herefter kom miniMAKS: et ajourførings- og kvalitetssikringssystem, hvor matrikelkort og matrikelregister blev integreret som ét samlet værk med én database.
Alle de nævnte aktiviteter, der er gennemført siden midten af 1980´erne, har været nødvendige for at opnå den store effektivisering. Effektiviseringen er dog sket i spring. De største er: Indførelsen af digital forvaltning i den matrikulære proces ved Implementeringen af miniMAKS og videreudviklingen af MIA i 2008. Ved direkte overførsel af landinspektørens ændringer fra MIA til Kort- og Matrikelstyrelsens sagsbehandlingssystem forsvandt den sidste del af det manuelle arbejde med at ajourføre matrikelregister og matrikelkort.
Der er i dag kun ét kortværk, der skal ajourføres og vedligeholdes. Digitaliseringen har overflødiggjort omtegningsarbejdet og vedligeholdelsen af to sæt kort.
Økonomien i hele projektet:
Hvis man forestiller sig det scenarie, at tingene bare havde kørt, som de plejede at gøre, og sammenligner det med den nuværende situation, så er der tale om en medarbejder reduktion på ca. 270 personer.
Hvis man forestiller sig en gennemsnitlig omkostning per medarbejder på 500.000,- om året (med det hele), så er der alene, på personaleomkostningerne, en besparelse (stærkt forenklet) på 135.000.000,- om året.
Denne besparelse skal holdes op imod omkostningen til etablering af den IT-løsning, som understøtter digitaliseringen. Det er ikke muligt at gå i detaljer om dette. Men omkostningerne ligger et stykke under denne besparelse.
Alt i alt en rigtig god business case om end det færdige resultat og de endelige gevinster, har været et par år undervejs.
Lidt om Geodatastyrelsen:
Geodatastyrelsen blev etableret d. 1. januar 2016, og er en del af Klima-, Energi-, Forsyningsministeriet. Styrelsen er en myndighed for ejendomsregistrering i Danmark og søkortlægning i Danmark og Grønland.
Matriklen: Geodatastyrelsen har ansvaret for ejendomsregistrering og matriklen, der udgør det juridiske grundlag for omsætning, belåning, vurdering og beskatning af fast ejendom i Danmark.
Vil du se, om GST’s business case vinder titlen som Danmarks bedste business case? Så tilmeld dig konferencen lige her – det koster dig ikke noget.
Se programmet for konferencen her.
